Možná teď právě sedíte nad inboxem plným zpráv a nevíte, kdo na co odpověděl. Možná se bojíte, že někde něco zapadlo. Nebo si říkáte: „To přece není náš problém, máme na to systém.“

Když se z e-mailů stane noční můra

Představte si běžné pondělní ráno. Otevřete společný e-mail a v něm 47 nepřečtených zpráv. Polovina z nich vypadá důležitě, ale nevíte, jestli na ně už někdo nereagoval. Začnete procházet starší konverzace, hledáte, co je vyřešené a co ne. A mezitím vám přijdou další tři dotazy.

To je signál, že by to chtělo změnu a začít emaily vyřizovat lépe.

5 signálů, že je čas na helpdesk

Tady je pár signálů, které naznačí, že je lepší využít helpdesk a ušetřit si nervy.

1. Dvakrát odeslaná odpověď, nebo vůbec žádná

Co se děje: Zákazník dostane dvě různé odpovědi na stejný dotaz. Nebo naopak – čeká týden a nikdo mu neodepsal, protože si všichni mysleli, že to má na starosti někdo jiný.

Proč se to stává: V e-mailu není vidět, kdo už na zprávu reagoval nebo si ji vzal tzv. na starosti. Každý vidí stejný inbox, ale nikdo netuší, co dělají ostatní.

Reálný dopad: Zákazník je zmatený, ztrácí důvěru ve vaši firmu. A vy řešíte zbytečné problémy místo toho, abyste se věnovali tomu důležitému.

2. Zákazník čeká a čeká

Co se děje: „Píšu vám dotaz už potřetí.“ Tahle věta vás rozhodně nepotěší, ale v e-mailovém chaosu se snadno stane, že se některé zprávy ztratí mezi ostatními.

Proč se to stává: Nejnaléhavější zprávy nejsou vždy ty nejnovější. Důležitý dotaz ze středy může zapadnout pod lavinou rutinních e-mailů z pátku.

Reálný dopad: Spokojený zákazník se může stát nespokojeným velmi rychle. A nespokojený zákazník o vás řekne dalším třem lidem. Matematika je neúprosná.

3. Zaplavený inbox bez přehledu

Co se děje: Otevřete e-mail a nevíte, kde začít. Některé zprávy jsou označené jako přečtené, ale nepamatujete si, jestli jste na ně odpověděli. Jiné vypadají důležitě, ale možná už je někdo řeší.

Proč se to stává: E-mail zkrátka není navržený pro týmovou práci. Neexistuje způsob, jak jednoduše poznat, kdo na čem pracuje nebo co je hotové.

Reálný dopad: Trávíte čas hledáním místo řešením. Místo 5 minut na odpověď strávíte 20 minut zjišťováním, co se vlastně děje.

4. Ztráta přehledu při přeposílání

Co se děje: Kolega vám přepošle e-mail s poznámkou: „Můžeš to vyřídit?“ Jenže nevíte, co už bylo řečeno, co slíbeno, ani jaká je historie problému. Musíte se proklikat dlouhými vlákny konverzací.

Proč se to stává: E-mailové konverzace jsou lineární, zato problémy zákazníků často ne. Čím víc lidí se zapojí, tím rychleji vznikne nepřehledná směsice přeposlaných zpráv.

Reálný dopad: Ptáte se zákazníka na věci, které už řekl. Nebo mu slibujete něco, co kolega odmítl. Působíte neprofesionálně.

5. Firma roste, e-maily přibývají, systém nestíhá

Co se děje: Před rokem jste dostávali 10 e-mailů denně. Dnes je to 50. A příští rok to bude možná 100. E-mailový inbox neroste s vámi.

Proč se to stává: E-mail je skvělý pro komunikaci jedna ku jedné. Ale když do týmu přibude třetí, čtvrtý, pátý člověk, složitost neroste lineárně, ale exponenciálně.

Reálný dopad: To, co dříve zvládl jeden člověk za hodinu, teď zabere celému týmu půl dne. A čím víc lidí přidáte, tím horší to bude.

Helpdesk není jen pro korporáty

Možná si říkáte: „Helpdesk? To je přece něco pro velké firmy s IT oddělením a vysokým rozpočtem.“ Ještě před pár lety to byla pravda. Dnes už ne.

Moderní helpdesk nástroje jsou navržené tak, aby je zvládla nastavit i malá firma bez IT specialisty. Qconic funguje jednoduše. Pouze připojíte svůj stávající e-mail, pozvete kolegy a během pár minut máte pořádek.

Nejde o to, že byste museli měnit způsob, jakým komunikujete se zákazníky. Ti vám budou psát na info@firma.cz nebo support@firma.cz jako vždy. Místo chaosu v inboxu uvidíte přehledný seznam úkolů, ze kterého je jasné, kdo co řeší a co je hotové.

A co víc – základní verze je zdarma. Není tedy důvod čekat, až se problémy vyřeší samy.

Nastal čas udělat si v e-mailech pořádek

Pokud jste si při čtení tohoto článku řekli: „To jsme přesně my!“, máte dvě možnosti. Buď můžete pokračovat dál a doufat, že se to nějak vyřeší samo. Nebo se můžete problému zbavit ještě dnes.

Qconic je navržený pro firmy, které chtějí mít v zákaznické komunikaci pořádek, aniž by musely měnit celý systém. Spustíte ho za pár minut, základní verze je zdarma a funguje s vaším stávajícím e-mailem.

Žádné složité nastavování, žádní IT specialisté. Prostě přehled místo chaosu.

Vyzkoušejte si Qconic na 14 dní zdarma a bez závazků. Protože život je příliš krátký na to, abyste ho trávili hledáním e-mailů.