Firemní e-maily jako info@ nebo podpora@ mají jedno společné – jakmile je používá víc lidí, začne v nich dřív nebo později panovat chaos. Jak z toho ven?

Tři úrovně e-mailového chaosu

1. Sdílená schránka bez pravidel
   Každý má přístup, ale nikdo neví, co kdo řeší. Výsledek? Dvojité odpovědi nebo žádné.
   
   
   

2. Přeposílání tam a zpátky
   „Odpovíš?“ → „Pošli mi k tomu vlákno.“ → „Už to řeší Martin?“ A zákazník čeká.
   
   
   

3. Několik email adres je přeposíláno několika lidem
   Info@ je přeposíláno třem lidem a podpora@ pěti lidem a dva z nich dostávají i info@. Chaos dokonán. Kdo odpoví se řeší ústní domluvou mezi kancelářemi. 

V e-mailech je zmatek, historie komunikace se špatně hledá a tým tráví víc času zjišťováním než odpovídáním.

Řešení? Překvapivě jednoduché

Není potřeba složité nastavování ani změna e-mailové adresy. Pomůže vám Qconic – chytrý helpdesk pro vaši zákaznickou komunikaci.

Stačí připojit existující e-mailovou schránku a řešit email v jedné aplikaci - helpdesku. A místo klasického inboxu získáte přehledný seznam požadavků, kde každý ví, co se děje. Bez IT oddělení, bez školení.

Kanál, tým a ticket vám usnadní život

V Qconic všechno stojí na třech jednoduchých pojmech. Díky nim budete mít v e-mailech jasno, i když jich chodí desítky denně na několik email adres a na podpoře se střídá víc lidí. Pomůžou vám se rychle zorientovat v tom, co se právě řeší, kdo na co odpovídá a co už je vyřízené.

• Požadavek = Tiket = jeden e-mailový požadavek od zákazníka. Vidíte jeho stav i historii.

• Kanál = e-mailová adresa, ze které požadavky chodí (např. podpora@vasefirma.cz).

• Tým = skupina lidí, kteří se o kanál starají (např. tým Obchod nebo Support).

Zavedením helpdesku nezískáte jen pořádek v e-mailech. Váš tým přestane řešit operativu nahodilým stylem, ale místo toho začne fungovat jako dobře sehrané zákaznické centrum. A co je nejdůležitější – místo řešení zmatků se konečně může věnovat skutečné zákaznické podpoře.

Navíc, když přijde nový email od zákazníka, tak všichni členové týmu jsou upozorněni = nemusí pořád hlídat aplikaci.

Jak nastavit Qconic ve 3 krocích

1. Založte tým

V nastavení otevřete záložku Týmy a založte nový tým. Třeba Obchod, Podpora/Support nebo Reklamace.

2. Připojte kanál

Po registraci vytvoříte kanál, třeba info@vasefirma.cz. Můžete připojit email účet z Microsoft365 či Gmail, Google Workspace nebo IMAP/SMTP účet. Potvrdíte, že Qconic může stahovat a posílat emaily. Nakonec přidělíte tým a všechny zprávy se rovnou mění na tikety.

Další kanály můžete přidat kdykoliv později. Jeden tým může mít více připojených emailových adres (kanálů).

Pro vyzkoušení pro Vás vytvoříme generovanou emailovou adresu u nás. Tam můžete poslat svoje testovací emaily.

3. Pozvěte kolegy

Pokud jste ještě nepřidali své kolegy, teď je nejlepší příležitost. V záložce Uživatelé je v jednom kroku pozvete do Qconicu, přidělíte jim roli (Agent, Admin) a tým, ve kterém budou pracovat.

A to je celé. Do pár minut máte funkční helpdesk.

Tipy pro hladký provoz

V Qconic každý tiket prochází stavem – od Nový, přes Řeší se a Čekáme na zákazníka, až po Uzavřeno. Pokud se dlouho nic neděje, systém automaticky připomene, že je třeba odpovědět. Díky tomu žádný požadavek nezapadne a každý zákazník se dočká reakce.

Když požadavku přiřadíte odpovědnou osobu, máte hned jasno, kdo se mu věnuje. Tiket tak dostane do ruky ten, kdo ho vyřeší nejrychleji a nejlépe. A vy víte, že je o něj postaráno. Později se můžete přiřadit požadavek někomu jinému.

Vyplatí se také sledovat SLA – tedy dobu, do kdy má být na požadavek odpovězeno. Zákazník nerad čeká dlouho. Pomáhá to nastavit realistická očekávání a dodržet sliby, které jste zákazníkovi dali.

A místo psaní e-mailů mezi kolegy přidejte interní komentář přímo do tiketu. Váš tým se tak domluví přímo tam, kde to dává největší smysl – bez zbytečného přeposílání nebo hledání informací.

Zákaznická komunikace s Qconic je snadná

Nepotřebujete IT tým, najímat agenturu nebo měnit celý systém. Stačí jednoduchý nástroj, který vám pomůže udělat si ve společných firemních e-mailech pořádek. Vyzkoušejte Qconic na 14 dní zdarma.